BAB III & IV, PERENCANAAN

Dalam Manajement, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan pengontrolan—tak akan dapat berjalan.

Rencana dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.

ada 4 tahap perencanaan yaitu :

  1. penyusunan rencana
  2. penetapan rencana
  3. pengendalian pelaksanaan rencana
  4. evaluasi pelaksanaan rencana

Elemen perencanaan

Sasaran

Sasaran adalah hal yang ingin dicapai oleh individu, grup, atau seluruh organisasi.[2] Sasaran sering pula disebut tujuan. Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Sasaran dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu sasaran yang dinyatakan (stated goals) dan sasaran riil. Stated goals adalah sasaran yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. Sasaran seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan sasaran riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan. Sasaran riil hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggotanya.

Ada dua pendekatan utama yang dapat digunakan organisasi untuk mencapai sasarannya. Pendekatan pertama disebut pendekatan tradisional. Pada pendekatan ini, manajer puncak memberikan sasaran-sasaran umum, yang kemudian diturunkan oleh bawahannya menjadi sub-tujuan (subgoals) yang lebih terperinci. Bawahannya itu kemudian menurunkannya lagi kepada anak buahnya, dan terus hingga mencapai tingkat paling bawah. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa manajer puncak adalah orang yang tahu segalanya karena mereka telah melihat gambaran besar perusahaan. Kesulitan utama terjadi pada proses penerjemahan sasaran atasan oleh bawahan. Seringkali, atasan memberikan sasaran yang cakupannya terlalu luas seperti “tingkatkan kinerja,” “naikkan profit,” atau “kembangkan perusahaan,” sehingga bawahan kesulitan menerjemahkan sasaran ini dan akhirnya salah mengintepretasi maksud sasaran itu (lihat gambar).

Pendekatan kedua disebut dengan management by objective atau MBO. Pada pendekatan ini, sasaran dan tujuan organisasi tidak ditentukan oleh manajer puncak saja, tetapi juga oleh karyawan. Manajer dan karyawan bersama-sama membuat sasaran-sasaran yang ingin mereka capai. Dengan begini, karyawan akan merasa dihargai sehingga produktivitas mereka akan meningkat. Namun ada beberapa kelemahan dalam pendekatan MBO. Pertama, negosiasi dan pembuatan keputusan dalam pendekatan MBO membutuhkan banyak waktu, sehingga kurang cocok bila diterapkan pada lingkungan bisnis yang sangat dinamis. Kedua, adanya kecenderungan karyawan untuk bekerja memenuhi sasarannya tanpa mempedulikan rekan sekerjanya, sehingga kerjasama tim berkurang. Ada juga yang bilang MBO hanyalan sekedar formalitas belaka, pada akhirnya yang menentukan sasaran hanyalah manajemen puncak sendiri.

Rencana

Rencana atau plan adalah dokumen yang digunakan sebagai skema untuk mencapai tujuan. Rencana biasanya mencakup alokasi sumber daya, jadwa, dan tindakan-tindakan penting lainnya. Rencana dibagi berdasarkan cakupan, jangka waktu, kekhususan, dan frekuensi penggunaannya. Berdasarkan cakupannya, rencana dapat dibagi menjadi rencana strategis dan rencana operasional. Rencana strategis adalah rencana umum yang berlaku di seluruh lapisan organisasi sedangkan rencana operasional adalah rencana yang mengatur kegiatan sehari-hari anggota organisasi.

Berdasarkan jangka waktunya, rencana dapat dibagi menjadi rencana jangka panjang dan rencana jangka pendek. Rencana jangka panjang umumnya didefinisikan sebagai rencana dengan jangka waktu tiga tahun, rencana jangka pendek adalah rencana yang memiliki jangka waktu satu tahun. Sementara rencana yang berada di antara keduanya dikatakan memiliki intermediate time frame.

Menurut kekhususannya, rencana dibagi menjadi rencana direksional dan rencana spesifik. Rencana direksional adalah rencana yang hanya memberikan guidelines secara umum, tidak mendetail. Misalnya seorang manajer menyuruh karyawannya untuk “meningkatkan profit 15%.” Manajer tidak memberi tahu apa yang harus dilakukan untuk mencapai 15% itu. Rencana seperti ini sangat fleksibel, namun tingkat ambiguitasnya tinggi. Sedangkan rencana spesifik adalah rencana yang secara detail menentukan cara-cara yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan. Selain menyuruh karyawan untuk “meningkatkan profit 15%,” ia juga memberikan perintah mendetail, misalnya dengan memperluas pasar, mengurangi biaya, dan lain-lain.

Terakhir, rencana dibagi berdasarkan frekuensi penggunannya, yaitu single use atau standing. Single-use plans adalah rencana yang didesain untuk dilaksanakan satu kali saja. Contohnya adalah “membangun 6 buah pabrik di China atau “mencapai penjualan 1.000.000 unit pada tahun 2006.” Sedangkan standing plans adalah rencana yang berjalan selama perusahaan tersebut berdiri, yang termasuk di dalamnya adalah prosedur, peraturan, kebijakan, dan lain-lain.

  • VISI DAN MISI ORGANISASI

Visi : Membentuk organisasi yang maju, berkembang, berprestasi dan mandiri

Misi : Mengharumkan nama universitas ke tingkatan regional, nasional maupun internasional dengan segala prestasinya.

  • TUJUAN ORGANISASI

Mengembangkan, meningkatkan pengetahuan, kemampuan, keterampilan, dan kewirausahaan pada anggotanya di bidang fotografi.

Untuk mencapai tujuan tersebut APS melakukan berbagai kegiatan, antara lain :

1. Menghimpun para penggemar fotografi di lingkungan UNAIR dalam satu organisasi yang mempelajari tentang fotografi.

2. Mengadakan pendidikan, latihan serta mengaktifkan kegiatan fotografi di dalam dan di luar lingkungan UNAIR.

3. Mengikuti kegiatan-kegiatan di luar UNAIR yang berhubungan dengan fotografi

4. Mengadakan pertemuan-pertemuan, ceramah, seminar, diskusi, pameran, hunting foto dan penelitian mengenai berbagai aspek kegiatan fotografi.

5. Mengadakan hubungan kerjasama dengan organisasi lain, khusunya yang menyelenggarakan kegiatan fotografi di dalam maupun di luar UNAIR

6. Melaksanakan kegiatan pendidikan dan latihan serta kegiatan lain di bidang fotografi yang mengarah pada pencapaian tujuan organisasi.

7. Mempelajari jurnalistik dan mengembangkan teknologi fotografi.

Pembuatan keputusan adalah bagian kunci kegiatan manajer. Kegiatan ini memainkan peranan penting, terutama bila manajer melaksanakan fungsi perencanaan. Perencanaan menyangkut keputusan-keputusan sangat penting dan jangka panjang yang dapat dibuat manajer. Dalam proses perencanaan, manajer memutuskan tujuan-tujuan organisasi yang akan dicapai, sumber daya-sumber daya yang akan digunakan, dan siapa yang akan melaksanakna setiap tugas yang dibutuhkan. Seluruh proses peerenacanaan itu melibatkan manajer dalam serangkaian situasi pembuatan keputusan. Kualitas keputusan-keputusan manajer akan menentukan efektifitas rencana yang disusun.
Pembuatan keputusan (decision making) menggambarkan proses melalui mana serangkaian kegiatan dipilih sebagai penyelesaian suatu masalah tertentu. George P. Huber membedakan pembuatan keputusan dari pembuatan pilihan ( choice making) dan dari pemecahan masalah ( problem solving). Dipihak lain, banyak penulis dan manajer menggunakan istilah “pembuatan keputusan dan pemecahan masalah” sebagai istilah yang dapat dipertukarkan, dan dalam bab ini akan digunakan istilah pembuatan keputusan yang mencakup artian keduanya.

a. Keputusan Auto Generated
Keputusan semacam ini diambil dengan cepat dan kurang memperthatikan., mepertimbangkan data, informasi, fakta, dan lapangan keputusannya. Keputusan auto generated ini kurang baik, sebab resikonya tinggi.

b. Keputusan Induced
Keputusan induced diambil berdasarkan scientific managemen atau managemen ilmiah, sehingga keputusan itu logisk, ideal, rasional untuk dilaksanakan dan resikonya relative kecil; cuma proses pengambilan keputusan lebih lambat.

Pengambilan keputusan adalah manajer (pemimpin) baik secara “individual decision maupun group decision” yang mempunyai kewenangan untuk memutuskannya.
Individual decision, keputusan “hanya” ditetapkan oleh seorang manajer; sedang para bawahan hanya dapat berpartisipasi memberikan saran-saran, pendapat-pendapat, dan informasi saja, tetapi tidak berhak untuk ikut memutuskannya.
Kebaikannya:
1. keputusan dapat diambil secara cepat
2. penanggungjawab keputusan itu jelas
3. biaya pengambilan keputusan relative kecil
4. kecakapan seorang manajer dapat dimanfaatkan

Keburukannya:
1. keputusan itu kurang baik, sebab kemampuan decision maker terbatas
2. prestise manajer akan berkurang, jika keputusannya ternyata salah
3. realisasi keputusan mengalami kesulitan, sebab para bawahan kurang meresapinya
4. pembinaan bawahan kurang diperhatikan, karena mereka tidak diikutkan dalam menetapkan keputusan, akibatnya kesinambungan pimpinan oganisasi kurang terjamin

Group decision, keputusan itu ditetapkan oleh para anggota grup, baik atas hasil mufakat dan musyawarah, maupun atas voting. Dalam proses pengambilan keputusan anggota grup ikut berperan aktif membicarakan tujuan dari “keputusan, resiko, dan dampak keputusan serta ikut menetapkan keputusan tersebut”.
Kebaikannya:
1. keputusan rewlatif lebih baik, logis, ideal, sebab merupakan hasil pemikiran dari beberapa orang
2. kecenderungan untuk bertibdak otoriter dapat dihindarkan
3. kerjasama relative akan dapat ditingkatkan diantara sesama anggota grup
4. resiko dan dampak negative dari keputusan semakin kecil
5. pembinaan para annggota grup akan lebih baik

Keburukannya:
1. pengambilan keputusan relative lama, bahkan sering bertele-tele
2. biaya pengambilan keputusan relative lebih banyak
3. penanggungjawab keputusan kurang jelas
4. minoritas kadang-kadang terpaksa menyetujui keputusan karena kalah suara

Group decision ini hanya dapat ditetapkan dalam organisasi komite dan dalam pimpinan presidium saja, dimana para anggota mempunyai hak suara yang sama, misalnya dalam MPR, DPR, dan Koperasi.

Manajer dalam pengambilan keputusan dapat melakukannya dengan tehnik-tehnik :
1) operation riset; yaitu dengan menggunakan metode-metode scientific (yang meliputi tehnik-tehnik matematis) dalam analisis dan pemecahan suatu masalah tertentu—penerapan tehnik ini adalah usaha inventarisasi.
2) Linear programming; yaitu dengan menggunakan rumus-rumus matematik yang disebut juga factor analysis.
3) Gaming war games; yaitu dengan teori yang biasanya digunakan untuk menentukan strategi.
4) Probability; yaitu dengan teori kemungkinan yang dapat diterapkan pada kalkulasi rasional atas hal-hal yang tidak normal, mengenai sebuah keputusan yang dipertimbangkan dan diperhitungkan.
5) Ranking and statistical weighting; yaitu dengan cara :
(a) melokalisasi berbagai factor yang akan mempengaruhi keputusan terakhir. (b) menimbang factor-faktor yang dapat dibandingkan dan yang tercakup didalam setiap alternative.

Scientific management adalah suatu cara yang berupa pemeriksaan dan analisis yang logis, yang mengarah kepada keputusan yang efektif.
Prosedur pengambilan keputusan berdasarkan scientific management menurut pendapat :

Drs. H. Malayu S. P. Hasibuan
1. decision maker (manajer) harus mengetahui secara jelas masalah (problem) yang akan diputuskan dengan merumuskan dan menganalisisnya secara cermat.
2. mengumpulkan data, informasi, dan fakta yang ada relevansinya dengan masalah yang akan diputuskan.
3. mengevaluasi dan menganalisis data, informasi, dan fakta yang telah dikumpulkan.
4. menetapkan sejumlah alternative keputusan yang akan diambil.
5. mengembangkan dan mengimplementasikan alternative pilihan yang ada.
6. memilihj keputusan yang terbaik dari alternative-alternatif itu.
7. menetapkan suatu keputusan, menjadi tindakan yang paling efektif dan efesien.
8. keputusan harus diinformasikan untuk ditaati dan dilaksanakan menjadi tindakan nyata dan mengikat bagi semua karyawan.

G. R. Terry
1. merumuskan problem yang bersangkutan
2. menganalisis problem tersebut.
3. menetapkan sejumlah alternative.
4. mengevaluasi masing-masing alternative.
5. memilih alternative yang akan menjadio keputusan dan yang akan dilaksanakan.

Peter F. Drucker
1. menetapkan masalah.
2. menganalisis masalah.
3. mengembangkan alternative-alternatif pilihan.
4. mengambil keputusan yang tepat.
5. mengambil keputusan menjadi tindakan yang efektif.

Prosedur pengambilan keputusan harus dilakukan dengan baik dan cermat, supaya resiko keputusan itu relative kecil. Harus dihayati bahwa setiap keputusan selalu menghadapi resiko, dan resiko ini menjadi tanggung jawab decision maker.

Aspek-aspek pengambilan keputusan, yaitu :
1) pribadi dan kepribadian decision maker
2) sifat masalah yang dihadapi.
3) Pandangan dan kecakapan factual decision maker terhadap masalah yang dihadapi.
4) Kondisi institusional (lembaga) bersangkutan.
5) Situasi umum yang menjadi lingkungan sekitar.

Faktor-faktor penolong pengambilan keputusan adalah sebagai berikut :
1) harus diperhatikan emosi dan aturan-aturan,baik yang tangibles maupun intangibles
2) setiap keputusan harus mendorong tercapainya tujuan
3) suatu keputusan tidak selalu memuaskan semua pihak
4) hanya ada satu pilihan yang paling memuaskan atau terbaik
5) pengambilan keputusan adalah mental action dan harus di transfer ke dalam physical action
6) pengambilan keputusan yang efektip memerlukan waktu,dana,data informasi dan fakta yang cukup
7) membuat keputusan dalam prakteknya,membutuhkan kecakapan, pengalaman, dan imajinasi
8) pengambilan keputusan merupakan awal dan mata rantai aktivitas
9) setiap keputusan harus dilaksanakan

SUMBER : id.wikipedia.org, buku manajement dasar, ukmfotografiunair.wordpress.com

One thought on “BAB III & IV, PERENCANAAN

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s